Brauchen tun ihn alle, kennen tun ihn einige, aber wirklich angelegt haben ihn nur wenige. Die Rede ist vom Notfallordner. Er ist leider immer noch in vielen Betrieben keine Selbstverständlichkeit.
Notfallvorsorge hilft Familie und Betrieb
Warum ist der Notfallordner so wichtig? Sollte der Betriebsleiter plötzlich durch einen Unfall, Quarantäne, Krankenhausaufenthalt oder sogar Tod die Geschicke des Betriebes nicht mehr lenken können, sollten Angehörige und Betriebshelfer mit geringem Aufwand einen Überblick gewinnen können. Alle privaten und betrieblichen Informationen sollten in dieser Ausnahmesituation mit dem Notfallordner schnell nachgeschlagen werden können. In der ohnehin für die Betroffenen schwierigen familiären Situationen leistet der Notfallordner einen Beitrag. Hier gilt es, nicht die Nerven zu verlieren (z. B. bei medizinischen Notfällen), sondern die wichtigsten Schritte anhand dieser Hilfestellung einzuleiten. Fehler und Versäumnisse können so vermieden werden.
Der Notfallordner gliedert sich optimaler Weise in die Bereiche:
Allgemein, Betrieb sowie Privat & Familie
Den Beginn macht der Bereich Allgemein, mit Informationen für die ersten Handlungen nach Eintritt des Notfalls. Ansprechpartner und deren Kontaktdaten, Informationen, die den Gesundheitszustand betreffen (Medikamenteneinnahmen, Allergien, Erkrankungen) sowie eine Übersicht über Vollmachten und Verfügungen. Diese Notfallinformationen sollten auch im persönlichen Portemonnaie mitgeführt werden; ergänzend z.B. auch in einer sog. „Notfalldose“ (Infos für die Lebensrettung).
Anschließend folgt der Abschnitt Betrieb, der insbesondere für betriebsfremde wie z.B. Betriebshelfer hilfreich ist. Es beginnt mit einer Übersicht über die Wirtschaftsgebäude und bewirtschafteten Flächen. Besonderheiten, die für jemand selbst nur eine Kleinigkeit darstellen, wie z.B. die Bedienung der elektronischen Mahl- und Mischanlage oder Fütterungs-/Klimaanlage, des Melkroboters oder der GPS-gesteuerten Traktoren, stellen für einen Betriebsfremden oftmals eine Hürde dar und sollten daher unbedingt mit aufgeführt werden. Passwörter/PINs, die für den Betrieb von technischen Anlagen notwendig werden könnten, sollten ebenfalls in diesem Abschnitt stehen, aber keinesfalls Informationen für den Zugang von sensiblen Daten (Online-Banking, Tresor, PC mit Buchführungs- und ELSTER-Steuerdaten). Hier sollte die Benennung der Person(en), die dafür den Zugang oder die Vollmacht besitzen, reichen. Desweiteren sollten auch die Namen und Telefonnummern von für den Betrieb wichtigen Lieferanten bzw. Abnehmern aufgenommen werden. Bei der Erstellung ist es ratsam, wenn der Betriebsleiter versucht mit dem Blick eines Fremden auf seinen Betrieb zu schauen.
Beispielsweise wichtige Fristen für den Agrardiesel- oder den Agrarantrag sollten aufgeführt werden, damit notwendige Zahlungen dem Betrieb durch Versäumnisse nicht entgehen. Hilfreich ist auch eine Übersicht über betriebliche Versicherungen mit Kontaktdaten.
Vorsorge bedeutet Fürsorge
In vielen Betrieben kommt es leider immer noch vor, dass der Betriebsleiter auf „noch“ fremder Scholle des Altenteilers wirtschaftet. Im Sinne des Fortbestandes des Betriebes sollten frühzeitig Regelungen vorbereitet und schriftlich festgehalten werden, wie der Betrieb einmal weitergeführt werden soll. Im Abschnitt Privat und Familie sollten auch neben der rechtlichen Absicherung die privaten Versicherungen aufgeführt werden.
Hier ist außerdem festzuhalten, wo sich wichtige Dokumente befinden oder diese hinterlegt sind (Bank- und Vorsorge-Vollmacht, Patientenverfügung, Testament, persönliche Urkunden, Übergabeverträge inkl. Kauf- und Pachtverträge, Vermögenswerte, Liquiditätsübersicht, Passwörter, IDs, PINs und Versicherungen).
Jeder Betriebsleiter sollte eine Vorsorgevollmacht erstellen, in der u.a. geregelt wird, wer im eingetretenen Notfall den Betrieb weiterführen soll.
Entscheidend ist, dass der angelegte und so betitelte „Notfallordner“ optisch ins Auge fällt und so von Familienangehörigen, Freunden oder der Betriebsleiter-Vertretung sofort gefunden und angenommen werden kann! Daher sollte in der Unternehmerfamilie darüber gesprochen werden, dass es einen solche Notfallhilfe gibt und wo diese im Ordner zu finden ist. Auch müsste in den Wintermonaten die Gelegenheit genutzt werden, die Daten zu prüfen und ggf. zu aktualisieren (neue Maschinen, Lieferantenwechsel, Betriebsumstellung etc.). Machen Sie es zur Routine und binden Sie Partner/Hofnachfolger mit ein.
Der Notfallordner kann außerdem im Rahmen des GQS HOF CHECK mit dem Programmteil „Notfallcheck“ erstellt werden. Die aktualisierte Software ist jeweils ab Sommer verfügbar und bei Online-Bestellung im jährlichen Abo. für 19,99 € inkl. MwSt. erhältlich. Hinweise und weitere Informationen sind hier abrufbar.
Darüberhinaus wird als Beratungsangebot des LLH eine Hilfestellung zur Anlage eines Notfallordners für landw. Unternehmen mit Betriebsbesuch inkl. der CD „GQS HOF CHECK“ zum Preis von 100,00 € zzgl. 19% MwSt. (plus Fahrtkosten) angeboten. Sprechen Sie bitte Ihre Berater darauf an.
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