Gut vorbereitet in die Bio-Kontrolle

Anke Schneider, Beratungsteam Ökologischer Landbau

In der Regel wird der Termin für die Kontrolle mindestens 14 Tage im Voraus angekündigt, um den Betrieben ausreichend Vorlaufzeit zu gewähren. Die offiziell bestätigten Kontrolltermine werden an die zuständige Behörde, das Regierungspräsidium in Gießen, gemeldet. Diese hat das Recht, Kontrollen zu begleiten. Es wird dringend geraten, von einer kurzfristigen Absage der Kontrolle abzusehen, da dies zu einem bürokratischen Mehraufwand führt, der den landwirtschaftlichen Betrieben in Rechnung gestellt werden kann.

Bei der Vereinbarung eines Termins sollte darauf geachtet werden, einen Auditplan anzufordern. Dieser Auditplan sollte konkrete Zeitangaben enthalten, um die benötigte Zeit abschätzen zu können. Es ist ebenfalls ratsam, sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, wo die Auditorin / der Auditor während der Kontrolle platziert wird. Der Arbeitsplatz sollte frei von Ablenkungen sein und zudem ausreichend Platz für Ordner und Laptops bieten.

Die Betriebsbeschreibung – immer aktuell halten

Die Kontrollstelle führt eine detaillierte Akte über den jeweiligen Betrieb. Ein zentrales Element dieser Akte ist die Betriebsbeschreibung. Diese Beschreibung dient dazu, allen Beteiligten, die im Kontroll- und Fördersystem tätig sind, wie zum Beispiel den Angestellten der zuständigen Behörde (RP) oder den Prüferinnen und Prüfern der WI-Bank, eine fundierte Vorstellung vom Betrieb zu vermitteln, ohne dass dieser physisch besucht werden muss. Im Rahmen jeder jährlichen Kontrolle wird zunächst überprüft, ob die vorhandene Betriebsbeschreibung auch tatsächlich aktuell ist. Sollten bedeutende Änderungen in der Betriebsstruktur auftreten, wie beispielsweise die Einführung eines neuen Betriebszweigs, eine neue Betriebsstätte oder ein Flächenzugang, so ist es erforderlich, dass diese Informationen im laufenden Jahr gemeldet werden. Darüber hinaus müssen alle Stammdaten, die unter anderem die Kontaktdaten, den Verband und das Öko-Förderprogramm umfassen, stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Auch können für Personen, die nicht zur Betriebsleitung gehören – etwa Familienangehörige oder Mitarbeiter – Vollmachten hinterlegt werden, um deren Vertretung zu ermöglichen.

Die Betriebsbeschreibung enthält zudem Unterlagen, wie beispielsweise ein aktuelles Flächenverzeichnis mit Umstellungszeitpunkten, Luftbilder der Flächen, Grundrisspläne der Betriebsstätten, Stallpläne mit Maßangaben, aktuelle Tierbestände sowie Listen über Lieferanten und Abnehmer. Darüber hinaus sollten auch Beschreibungen möglicher Produktions- und Verarbeitungsprozesse sowie Listen von Wiederverkäufern Teil dieser Akte sein. Es wird empfohlen, die Betriebsbeschreibung rechtzeitig vor der Jahreskontrolle zu prüfen und gegebenenfalls fehlende Unterlagen zur Jahreskontrolle bereitzustellen.

Im Zuge der neuen Öko-Verordnung ist auch das „Konzept für Vorsorgemaßnahmen zur Vermeidung des Vorhandenseins nicht zugelassener Erzeugnisse und Stoffe“ ein Bestandteil der Betriebsbeschreibung geworden. Hier werden Bio-Kritische Kontrollpunkte (BioKKP) identifiziert und der Umgang mit diesen benannt.

Daten zu Ein- und Verkauf bereithalten

Nach der Überprüfung der Betriebsbeschreibung folgt in der Regel die Kontrolle des Ein- und Verkaufs, bei der geprüft wird, ob die eingehenden Waren den zulässigen Standards entsprechen und ob eine entsprechende Eingangskontrolle durchgeführt wurde, die Bestandteil des Vorsorgekonzepts ist. Diese Prüfung dient dazu, zu verifizieren, dass die Ware qualitativ konform ist. Im Rahmen des Warenabgangs wird zudem die korrekte Deklaration der Waren auf Rechnungen und Lieferscheinen geprüft.

Es wird ein Produkt ausgewählt, um den Mengenfluss zu berechnen. Dies bedeutet konkret, dass die Eingangsmengen, beispielsweise von Saatgut, mit den angegebenen Flächen und dem durchschnittlichen Ertrag multipliziert und anschließend mit der Verkaufsmenge abgeglichen werden. Es ist von Vorteil, wenn die Zu- und Verkaufszahlen im Vorfeld summiert, notiert und dem Auditor, der Auditorin zur Verfügung gestellt werden. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, einen separaten Ordner anzulegen, in dem die Lieferscheine und die dazu gehörigen aktuellen Zertifikate (je eins pro Lieferanten und Jahr) abgelegt werden.

Auch die Buchführung wird für die Kontrolle benötigt

Trotz dieser organisatorischen Maßnahmen muss die Buchführung vorliegen. Ohne die vollständige Buchführung ist eine Jahreskontrolle nicht durchführbar. Es bietet sich an, die für die Kontrolle relevanten Rechnungen mit einem Post-it zu markieren. Das erspart langes Suchen. War die Buchführung bei der Steuerberatung, ist sie hinterher anders sortiert.

Was wird noch kontrolliert?

Im weiteren Verlauf der Kontrolle liegt der Fokus auf der Überprüfung weiterer betriebsspezifischer Aufzeichnungen, die für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der ökologischen Landwirtschaft von Bedeutung sind. Zu den zu prüfenden Aufzeichnungen gehören unter anderem:

• die Dokumentation von Anbau und Ernte pflanzlicher Erzeugnisse
• der Einsatz von Düngemitteln und Pflanzenschutzmitteln
• Maßnahmen zur Reinigung, Desinfektion und Lagerschutz
• der Tierbestand einschließlich Zu- und Abgängen
• der Einsatz von Medikamenten, wobei auf die doppelte Wartezeit geachtet werden muss
• Schlachtprotokolle bei Schweinen
• Auslaufjournale, Legelisten und Schlachtprotokolle bei Geflügel
• die Dokumentation der Tätigkeiten von Subunternehmen
• Weideprotokolle

Die Überprüfung einiger Vorgaben, die für die Einhaltung der Bio-Verordnung von entscheidender Bedeutung sind, ist herausfordernd.

Diese Punkte lassen sich eigentlich nur vor Ort und zum entsprechenden Zeitpunkt verifizieren. Wie z.B. die Reinigung von Mahl- und Mischanlagen oder die Annahmeprüfung. Deshalb stellen sich Landwirtinnen und Landwirte selbst Dokumente aus, die als verlässliche Nachweise dienen und zur Jahreskontrolle vorgelegt werden. Entspricht die Dokumentation den festgelegten Standards, kann sie als abgeschlossen betrachtet werden, was in der Regel dazu führt, dass keine weiteren Rückfragen entstehen. Hier gilt folgendes Motto: Wer schreibt, der bleibt!

Im strengeren Sinne sollte die Dokumentation im Ökolandbau so geführt werden, dass eine Jahreskontrolle jederzeit, auch unangemeldet, gut möglich ist.

Tipps zum Betriebsrundgang

Nach der Prüfung der Dokumente erfolgt der Betriebsrundgang sowie die Besichtigung der Flächen. Die Auswahl der Flächen sollte gut überlegt werden, um unnötig lange Fahrzeiten zu vermeiden. Die Kontrollkraft hat zwar das letzte Wort, ist aber möglicherweise bereit, auf Vorschläge bei der Flächenauswahl einzugehen. Der Auditor / die Auditorin ist berechtigt, alle Betriebsstätten im Beisein der Betriebsleitung zu betreten, hat jedoch nicht das Recht, in private Bereiche wie den Keller oder die Garage zu schauen.

Ansprechpartner für Sie: Das Beratungsteam „Ökologischer Landbau“ des LLH

Das Personal der Kontrollstelle ist oft die einzige Adresse, wenn es um Gespräche über den Ökologischen Landbau geht. Viele schätzen diese Möglichkeit des Austauschs. Dennoch ist dies eine originäre Aufgabe der Beratung des Landesbetriebs Landwirtschaft Hessen (LLH). Der LLH bietet ein fachlich breites, neutrales und kostengünstiges Beratungsangebot an. „Ökologischer Smalltalk“ während der Jahreskontrolle kann einem unter Umständen teuer zu stehen kommen.

Wie geht es weiter nach der Kontrolle?

Sollten während der Kontrolle Beanstandungen auftreten, ist es ratsam, nicht zu zögern und die eigene Sichtweise schriftlich darzustellen. Dabei sollten die relevanten Informationen präzise wiedergegeben werden. Es ist wichtig, auf grundlegende Fragen einzugehen: Wer hat was, wann, wie viel und warum getan/ gemacht? Möglicherweise können auch Fotos hilfreich sein. Zudem sollte festgehalten werden, wie und bis wann der vorliegende Umstand geregelt wird.

Es ist zu beachten, dass der WI-Bank vor der Auszahlung von Prämien die aktuellen Kontrollberichte zur Einsicht und eigenen Bewertung vorliegen und gegebenenfalls Kürzungen an den Prämien vorgeschlagen werden. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Kontrollberichte klar und verständlich formuliert sind. Es sollte stets im Hinterkopf behalten werden, dass die Kontrollstelle mit der Überprüfung des Unternehmens beauftragt wurde und die Landwirtinnen bzw. Landwirte Kunden bzw. Auftraggebende sind.