Notfallordner – gut vorbereitet für den Ernstfall!

13.05.2025

Christoph Rohde, Fachinformation Ökonomie & Markt

Jeder Betrieb braucht ihn, viele haben davon gehört, aber nur wenige haben ihn wirklich angelegt: den Notfallordner. In vielen Unternehmen gehört er leider noch nicht zur Standardausstattung – dabei ist er im Ernstfall von unschätzbarem Wert.

Notfallvorsorge schützt Familie und Betrieb

Warum ist ein Notfallordner so wichtig? Wenn die Betriebsleitung durch einen Unfall, eine plötzliche Erkrankung, Quarantäne oder sogar durch Tod ausfällt, müssen Angehörige und betriebsfremde Hilfskräfte schnell handlungsfähig sein. Der Notfallordner bietet eine strukturierte Übersicht über alle wesentlichen privaten und betrieblichen Informationen. So lassen sich auch in einer emotional belastenden Ausnahmesituation die nächsten Schritte gezielt einleiten – ohne Hektik oder Fehler.

Die Gliederung eines effektiven Notfallordners

Ein gut strukturierter Notfallordner besteht idealerweise aus drei Bereichen:

1. Allgemeine Informationen

Dieser Abschnitt enthält alles, was in den ersten Stunden und Tagen nach einem Notfall wichtig ist:

• Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner mit Kontaktdaten
• Gesundheitsinformationen wie Medikamentenpläne, Allergien oder chronische Erkrankungen
• Übersicht über vorhandene Vollmachten (z. B. General- und Vorsorgevollmacht) sowie Verfügungen (z. B. Patienten- und Betreuungsverfügung)

Tipp: Eine kurze Notfallübersicht – beispielsweise in Form einer Notfallkarte oder einer sogenannten Notfalldose – sollte zusätzlich mitgeführt werden. Sie kann im Ernstfall Leben retten.

2. Betrieb

Hier steht alles, was für eine rasche und reibungslose Weiterführung des Betriebs wichtig ist – besonders für betriebsfremde Personen.

• Lagepläne der Wirtschaftsgebäude und bewirtschafteten Flächen
• Bedienhinweise zu technischen Anlagen wie Mahl- und Mischsysteme, Fütterungs-, Klima- oder Melktechnik
• Besonderheiten bei GPS-gesteuerten Maschinen

Notwendige Zugangsdaten (Passwörter, PINs), die für die technische Betriebsführung erforderlich sind, sollten ebenfalls aufgeführt werden – aber keine sensiblen Zugänge wie Online-Banking oder Steuerunterlagen! Hier reicht die Nennung von Personen, die über entsprechende Vollmachten verfügen.

Wichtig sind auch:

• Kontaktdaten wichtiger Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner (z. B. Lieferbetriebe, Abnehmer)
• Wichtige Fristen (z. B. für Agrarantrag oder Agrardiesel-Erstattung)
• Übersicht über betriebliche Versicherungen mit Kontaktdaten der Ansprechpersonen

Tipp: Die Betriebsleitung sollte den eigenen Betrieb aus Sicht einer außenstehenden Person betrachten – was müsste jemand wissen, um den Betrieb kurzfristig weiterzuführen?

3. Privat & Familie

Neben der rechtlichen Absicherung sollte dieser Bereich auch Informationen zu privaten Versicherungen enthalten, zum Beispiel:

• Risikolebensversicherung zur Kreditsicherung
• Berufsunfähigkeitsversicherung zur Einkommensabsicherung

Ebenso wichtig ist eine Übersicht über die Aufbewahrungsorte zentraler Unterlagen:

• Testamente, Vollmachten, Patientenverfügung
• Persönliche Urkunden, Übergabeverträge, Kauf- und Pachtverträge
• Vermögensübersicht, Liquiditätsplan
• Zugangsdaten wie Passwörter, PINs, IDs

Darüber hinaus sollte eine Vorsorgevollmacht erstellt werden, in der geregelt ist, wer im Notfall die Verantwortung für den Betrieb übernimmt.

Vorsorge ist gelebte Verantwortung

In manchen Betrieben wirtschaftet die Betriebsleitung noch auf Flächen, die sich formal im Besitz der Altenteilerin oder des Altenteilers befinden. Um Klarheit zu schaffen und den Fortbestand des Betriebs zu sichern, sollten frühzeitig schriftliche Regelungen getroffen werden – idealerweise im Notfallordner dokumentiert.

Der Ordner sollte deutlich gekennzeichnet, leicht auffindbar und allen Beteiligten bekannt sein. In der Familie und im Betrieb sollte offen darüber gesprochen werden, dass es einen solchen Ordner gibt – und wo er aufbewahrt wird.

Nutzen Sie ruhigere Zeiten – zum Beispiel die Wintermonate – um den Ordner regelmäßig zu aktualisieren: neue Maschinen, geänderte Zuständigkeiten, neue Geschäftspartnerinnen oder Betriebsumstellungen. Machen Sie die Pflege des Notfallordners zur Routine – und binden Sie Partnerinnen, Partner oder Hofnachfolgerinnen und Hofnachfolger frühzeitig mit ein.

Der Notfallordner kann außerdem im Rahmen des GQS HOF CHECK mit dem Programmteil „Notfallcheck“ erstellt werden. Die aktualisierte Software ist jeweils ab Sommer verfügbar und bei Online-Bestellung im jährlichen Abo für 19,99 € inkl. MwSt. erhältlich. Weitere Informationen sind im Internet unter abrufbar Konditionalität & GQS HOF CHECK.

Darüber hinaus bietet der LLH Hilfe bei der Anlage eines Notfallordners für landwirtschaftliche Unternehmen mit Betriebsbesuch inkl. der CD „GQS HOF CHECK“ zum Preis von 100,00 € zzgl. 19 % MwSt. (plus Fahrtkosten) an. Sprechen Sie bitte Ihre Beratungskraft an oder wenden Sie sich an Herrn Christoph Rohde.