Digitalisierung

Digitales Dokumentenmanagement – Dokumente finden leicht gemacht

Die Büroarbeit ist für viele Landwirtinnen und Landwirte eine unliebsame Aufgabe. Laut der DLG (Merkblatt 428, 2019) werden 25 % der Büroarbeit allein für das Suchen, Sortieren und Abheften von Dokumenten aufgewendet. Die Digitalisierung bietet Abhilfe. Mittels digitalem Dokumentenmanagement ist das schnelle Auffinden von Dokumenten und eine effizientere Büroarbeit möglich.

Funktionsumfang einer digitalen Dokumentenablage

Eine Vielzahl an Anbietern hält Softwarelösungen und Dienstleistungen zur Digitalisierung des Büros bereit.an. Bei steuerrelevanten Daten sollte das System GoBD-konform (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sein.

Weiterhin sollten natürlich auch betriebsindividuelle Anforderungen berücksichtigt werden. Um die auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmte Software mit dem passenden Funktionsumfang ausfindig zu machen, lohnt es sich vorab zu überlegen, was das Ablagesystem können sollte:

Möchte ich nur meine Buchhaltung digitalisieren und einen digitalen Austausch mit der Buchstelle realisieren? Dann lohnt sich sicherlich die Rücksprache mit der Buchstelle, damit die von der Buchstelle genutzte Software mit der auf dem Betrieb eingesetzten Software kompatibel ist. Gleichzeitig sollte eine ausschließlich betriebsinterne Ablage parallel möglich sein.

Benötige ich die Möglichkeit eines integrierten Zahlungsverkehrs? Hierbei wird ein Beleg automatisch mit der Buchung verknüpft, sodass Überweisungsträger automatisch vorausgefüllt werden. Die gängigen Buchhaltungssoftwaresysteme bieten den direkten Austausch mit der Bank.

Wie viele Personen bzw. Endgeräte sollen Zugang zur Software und den Dokumenten haben? Die Anzahl an Endgeräten ist möglicherweise limitiert oder die Nutzung vom Smartphone aus nicht möglich.

Kann für Betriebe mit mehreren Betriebszweigen oder für Betriebsleiter mit mehreren Unternehmen eine separate Datenablage eingerichtet werden? Betriebe mit Direktvermarktung können mit der passenden Software auch ihre Kundendaten verwalten, sowie Rechnungen und Lieferscheine erstellen.

Gescannt & digital abgelegt; sortiert & analog abgeheftet

Auch Andreas Kornmann, Landwirt aus Romrod-Zell im Vogelsbergkreis, hat sich viele Gedanken um die passende Software gemacht, bevor er im November 2020 den Schritt gewagt hat und seine Dokumentenablage digitalisierte. Kornmann, Mitglied im Arbeitskreis Digitalisierung beim Landesbetrieb Landwirtschaft Hessen, hat sich nicht nur für eine Software, sondern für einen Rundum-Service entschieden. Hierzu zählen

• die Dienstleistung, alle vorhandenen Dokumente zu digitalisieren,
• die Einrichtung aller benötigten Benutzerzugänge, die Scannermiete inklusive Reparaturservice und die tägliche, digitale Dokumentenablage in ein standardisiertes Ablagesystem durch Mitarbeitende des Dienstleisters.

Mit Vertragsbeginn kam ein Mitarbeiter des Software-Unternehmens auf den Betrieb und nahm alle analogen Dokumente mit. Die Dokumente wurden gescannt und nach einem eigens für die Landwirtschaft entwickelten System abgelegt. Drei Wochen später kamen die analogen Dokumente neu sortiert und abgeheftet zurück. Gleichzeitig bekam Kornmann die Softwarelizenz und einen Stick, um auf alle Dokumente z. B. auch per Volltextsuche digital zugreifen zu können. Die Dokumente werden seitdem sowohl auf einem deutschen Server gespeichert als auch in den analogen Ordnern in seinem Büro abgelegt. Dabei wird die gleiche Ordnerstruktur wie in der digitalen Datenbank verwendet. Darüber hinaus werden Buchführungsbelege automatisch zu dem Steuerberater übermittelt.

Technische Voraussetzungen

Um eine Dokumentenmanagementsoftware auf dem Computer zu nutzen, muss dieser lediglich internetfähig sein. Darüber hinaus benötigt man einen OCR-fähigen (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) Scanner, damit die gescannten Dokumente lesbar sind und wiedergefunden werden können. Durch diese Technik kann mittels Suchfunktion ein Suchbegriff – z.B. Rapsschrot – eingeben werden. Daraufhin werden alle Dokumente angezeigt, die dieses Wort enthalten. Manche Anbieter sprechen konkrete Scannerempfehlungen aus, da der Kundenservice nur für die angegebenen Geräte vollumfänglichen Support bietet.

Umstellung der Dokumentenablage

Nach der Installation der Software kann das erste Dokument eingescannt werden. Dabei kann ein Stapel mit mehreren Dokumenten in den Scanner eingelegt werden, die sich der Scanner dann einzeln einzieht. Die gescannten Dokumente werden dann automatisch abgespeichert und verschlagwortet. Um die Dokumente in den passenden Ordner abzulegen, muss dieser ausgewählt werden, sofern keine automatische Zuordnung möglich ist oder man diese durch einen Dienstleister vornehmen lässt. Zudem kann dem Dokument eine zusätzliche Kategorie oder ein zusätzliches Schlagwort zugeordnet werden. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn das Dokument in verschiedenen Zusammenhängen benötigt wird. Z.B kann eine Futtermittelrechnung mit dem Schlagwort „ITW“ und „QS“ abgelegt werden, damit es bei einer betrieblichen Kontrolle mit demselben Schlagwort neben allen anderen relevanten Dokumenten wieder aufgefunden wird. Zudem ist die Möglichkeit, Notizen an ein Dokument anzuhängen sinnvoll, insbesondere bei handschriftliche Dokumenten, die von der Texterkennung nicht gelesen werden können. Durch den digitalen Notizzettel und entsprechende Schlagworte kann auch ein handschriftliches Dokument aufgefunden werden.

Effiziente Dokumentensuche

Auch Andreas Kornmann profitiert vom schnellen Auffinden von Dokumenten. Die Vorteile einer systematischen Ablage zeigen sich bei einer beispielhaften Dokumentensuche: Mittels Schlagwortsuche finden sich beispielsweise alle Rechnungen. „Damit ich keine Rechnung übersehe, sind neue Rechnungen im Ordner ‚Zu prüfen‘ abgelegt. Ich kann die Rechnung dann mit ein paar Klicks zur Weiterverarbeitung frei geben. Sie werden dann automatisch in den Ordner ‚Zu bezahlen‘ verschoben.“ Im nächsten Schritt wird die Überweisung durch die Bürokraft veranlasst und dann als „Bezahlt“ abgelegt. Kornmann kann so zielgerichtet arbeiten und verbringt nach eigenen Aussagen deutlich weniger Zeit im Büro als früher. Er betont: „Das digitale Büro ist kein Selbstläufer. Man muss sich anfangs intensiv mit der Technik auseinandersetzen. Dann ist aber eine große Zeitersparnis von bis zu 50 % möglich“, schätze er. Wie etwa für die Beantragung von Fördergeldern für den gerade im Bau befindlichen Abferkelstall. Mit wenigen Klicks hatte er alle Unterlagen zusammengesucht und für die digitale Antragstellung hochgeladen.

Trotz dem ausgeklügelten Ablagesystem kommt es ab und zu vor, dass ein Dokument falsch verschlagwortet ist und dadurch über die Schlagwortsuche nicht mehr gefunden werden kann. In solchen Fällen ist es sinnvoll, wenn alle Unterlagen auch analog abgelegt werden.

Ökonomische Aspekte

Je nach Funktionsumfang, benötigtem Speicherplatz, Anzahl gescannter Dokumente und zusätzlicher Dienstleistungen variieren die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem. In der folgenden Tabelle sind exemplarisch die Kosten für eine einfache Softwarelösung zur digitalen Buchhaltung aufgeführt – ohne zusätzliche Dienstleistungen wie Sie in Kornmanns Fall durchgeführt wurden.