Unternehmensführung

Mit dem Notfallordner auf Ausnahmesituationen vorbereitet

Was ist zu tun, wenn die Betriebsleitung plötzlich durch einen Unfall, Krankenhausaufenthalt oder gar Tod die Geschicke des Betriebes nicht mehr lenken kann?

Auf die Angehörigen prasseln dann neben der eigentlichen Sorge oder Trauer die vielen betrieblichen Fragen:

• Wie geht es auf dem Betrieb weiter?
• Wen muss ich informieren?
• Wer kann mir helfen?
• Wo finde ich geeignete Hilfskräfte?
• Wer weiß was, wann und wie im Betrieb gemacht werden muss?
• Gibt es eine Vorsorgevollmacht?
• Wer kann die Bankgeschäfte führen?

Warten Sie mit der Beantwortung dieser Fragen nicht bis zum Eintreten eines Notfalls, sondern treffen Sie rechtzeitig die notwendigen Vorbereitungen!

Mit dem Notfallordner für alle Fälle gewappnet

In einem Notfallordner werden die verschiedenen Themenbereiche übersichtlich gegliedert. Zunächst sollte der Ordner Notfallinformationen, Daten von Ansprechpartnern und auch Informationen zu wichtigen Dokumenten wie Passwörtern, Vollmachten, Verträgen etc. beinhalten. Dabei ist es nicht notwendig, dass alle Unterlagen im Notfallordner abgeheftet sein müssen. Allerdings muss ein Hinweis vorhanden sein, wo die Unterlagen zu finden sind. So wird auch automatisch Büroorganisation betrieben. Regelmäßig muss mit allen Beteiligten der Inhalt des Ordners besprochen werden, damit im Notfall der Ordner auch gefunden wird und die notwendigen Passwörter und Pins bekannt sind. Wir vom Landesbetrieb Landwirtschaft Hessen bieten Hilfestellungen beim Ordnen und Sortieren der vorhandenen Unterlagen und Dokumente an.

Auch Außenstehende sollten die Aufzeichnungen verstehen können

Außerdem stellen wir Vordrucke und Informationen auf der GQS _HE (Gesamtbetrieblichen Qualitätssicherungssystem) CD zur Verfügung, mit welchen die speziellen Betriebsabläufe erfasst werden können. Dies reicht von den technischen Anlagen wie z.B. Elektrizität bis zu den einzelnen Produktionsverfahren in den Bereichen Tierhaltung und Pflanzenbau. Die Vordrucke und Hinweise müssen genau ausgefüllt werden, so dass sich sowohl Familienmitglieder als auch betriebsfremde Personen hieran orientieren können. Es ist hilfreich, wenn die Betriebsleitung mit dem Blick eines Fremden seinen Betrieb anschaut. Lassen Sie Ihre Angehörigen die bearbeiteten Checklisten anschauen und proben Sie den Ernstfall. Verstehen Ihre Familienmitglieder Ihre Aufzeichnungen?

Informationen zu den privaten und betrieblichen Versicherungen sollten jährlich aktualisiert werden. Ein Deckblatt im Ordner liefert die wichtigsten Informationen zu: Vertragslaufzeit, Beitrag, Versicherungssumme, Fälligkeit, Meldefristen und natürlich Ansprechpartner.

Mit Vollmachten persönliche Risiken rechtzeitig absichern

Wie steht es um die rechtliche Absicherung der persönlichen Risiken: Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie wichtig aktuelle Vollmachten und Verträge für die Familienmitglieder und den Betrieb sind. Gut geordnet abgelegt, stehen diese mit einem Handgriff im Notfall zur Verfügung:

Franz Meyer ist 77 Jahre alt. Eigentlich wollte er seinen Betrieb schon seit Rentenbeginn an seinen Sohn Helmut übergeben, „aber irgendwie kam immer etwas dazwischen“. Dann stellt sich plötzlich eine Demenz ein. Eine notarielle Beurkundung zur Regelung der Betriebsübergabe an Helmut ist nicht mehr möglich. Zunächst läuft alles so weiter: Helmut bewirtschaftet mit seiner Familie den Betrieb als Pächter und die Tochter Andrea lernt Landwirtschaft, um später im Familienbetrieb einzusteigen. Gemeinsam mit seiner Frau unterstützt Helmut die Mutter bei der Betreuung und Pflege des Seniors. Dies gestaltet sich im Laufe der Zeit aber immer schwieriger, so dass der Senior auf Anraten des Hausarztes in einem Pflegeheim untergebracht wird. Inzwischen wurde gerichtlich ein Betreuer bestellt. Ein Mann, den die Familie vorher nicht kannte, übernimmt seither die vertraglichen und finanziellen Angelegenheiten für Franz Meyer und ist auch Ansprechpartner für Ärzte, Behörden und das Heim – für die Familie insbesondere für die Ehefrau Anna eine unangenehme Situation. Die Heimkosten werden zunächst aus den Pachtzahlungen, der Rente und den Ersparnissen von Franz Meyer beglichen. Als die Ersparnisse aufgebraucht sind, beginnt der Betreuer Flächen zu verkaufen. Helmut Meyer hat keine Handhabe, dies zu verhindern; will er den Familienbesitz zusammen halten, müsste er selber kaufen. Außerdem ist die Bank wegen fehlender Sicherheiten nicht bereit, ein Darlehen für eine geplante Erweiterung der Milchviehhaltung zu gewähren. Der Betreuer stoppt die Pläne der Familie, um das Vermögen seines Mandanten nicht zu gefährden. Aus Betreuersicht eine verantwortungsvolle Entscheidung, aus Sicht der Familie wird eine wichtige Betriebsentwicklung verhindert. So steht in Frage, ob der Hof für Helmut und seine Familie noch eine Perspektive bietet.

Das Beispiel zeigt auf, wie wichtig es ist, dass im Vorfeld klare Regelungen getroffen werden. Die Familien müssen sich Zeit nehmen, die Eventualitäten gemeinsam durchzuspielen und gegebenenfalls auch fachliche Unterstützung einholen. Wir können den Betrieben Hinweise geben, in welchen Bereichen noch Handlungsbedarf besteht. Wichtig hierbei: Wir führen keine Rechtsberatung durch, bieten aber z.B. erste allgemeine Informationen u.a. zur Patientenverfügung, zur Vorsorgevollmacht oder zum Testament.

Das LLH-Beratungsteam unterstützt Sie bei der Erstellung

Der Notfallordner hilft Ihnen in schwierigen familiären Situationen nicht die Nerven zu verlieren, sondern die wichtigsten Schritte anhand dieser Hilfestellung einzuleiten. Besonders positiv hierbei ist, dass sich die gesamte Familie bereits im Vorfeld intensiv mit den speziellen Abläufen im Betrieb auseinander gesetzt hat, so sind die Familienmitglieder besser vorbereitet und Betriebsfremde können sich schneller einarbeiten.

Ein Notfallordner wächst und entwickelt sich mit der Zeit. In der Regel gelingt es nicht, sofort ein perfektes Exemplar zu erstellen, aber nach und nach werden viele wichtige Bausteine zusammen getragen, so dass dann ein betrieb- und familienindividueller Notfallordner bereit steht.

Checklisten, Vordrucke und weitere Informationen, die zum Erstellen eines Notfallordners benötigen werden, stellt der LLH zur Verfügung. Der Notfallcheck ist Bestandteil der eGQS CD (Gesamtbetriebliches Qualitätssicherungssystem).

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