CC & Dokumentation
Notfallordner – in jedem Betrieb vorbereitet?!
Brauchen tun ihn alle, kennen tun ihn einige, aber wirklich angelegt haben ihn nur wenige. Die Rede ist vom Notfallordner. Er ist leider immer noch in vielen Betrieben keine Selbstverständlichkeit, was im Zuge der aufkommenden Corona-Pandemie nun endlich nachgeholt werden sollte.
Notfallvorsorge hilft Familie und Betrieb
Warum ist der Notfallordner so wichtig? Sollte der Betriebsleiter plötzlich durch einen Unfall, Quarantäne, Krankenhausaufenthalt oder sogar Tod die Geschicke des Betriebes nicht mehr lenken können, sollten Angehörige und Betriebshelfer mit geringem Aufwand einen Überblick gewinnen können. Alle privaten und betrieblichen Informationen können in dieser Ausnahmesituation mit dem Notfallordner schnell nachgeschlagen werden. In der ohnehin für die Betroffenen schwierigen familiären Situationen leistet er einen Beitrag, nicht die Nerven zu verlieren, sondern die wichtigsten Schritte anhand dieser Hilfestellung einzuleiten. Fehler und Versäumnisse können so vermieden werden.
Der Notfallordner gliedert sich optimaler Weise in die Bereiche:
Allgemein, Betrieb sowie Privat & Familie. Den Beginn macht der Bereich Allgemein, mit Informationen für die ersten Handlungen nach Eintritt des Notfalls. Ansprechpartner und deren Kontaktdaten, Informationen die den Gesundheitszustand betreffen (Medikamenteneinnahmen, Allergien, Erkrankungen) sowie eine Übersicht über Vollmachten und Verfügungen. Diese Notfallinformationen sollten auch im persönlichen Portemonnaie mitgeführt werden; ergänzend z.B. auch in einer sog. „Notfalldose“ (Infos für die Lebensrettung).
Anschließend folgt der Abschnitt Betrieb, der insbesondere für betriebsfremde wie z.B. Betriebshelfer hilfreich ist. Es beginnt mit einer Übersicht über die Wirtschaftsgebäude und bewirtschafteten Flächen. Besonderheiten, die jemand selbst nur eine Kleinigkeit darstellen, wie z.B. die Bedienung der elektronischen Mahl- und Mischanlage oder Fütterungs-/Klimaanlage, des Melkroboters oder der GPS-gesteuerten Traktoren, stellen für einen Betriebsfremden oftmals eine Hürde dar und sollten daher unbedingt mit aufgeführt werden. Passwörter/PINs, die für den Betrieb von technischen Anlagen notwendig werden könnten, sollten ebenfalls in diesem Abschnitt stehen, aber keinesfalls Informationen für den Zugang von sensiblen Daten (Online-Banking, Tresor, PC mit Buchführungs- und ELSTER-Steuerdaten); hier reicht die Benennung der Person(en), die dafür den Zugang oder die Vollmacht besitzt. Desweiteren sollten auch die Namen und Telefonnummern von für den Betrieb wichtigen Lieferanten bzw. Abnehmern aufgenommen werden. Bei der Erstellung ist es ratsam, wenn der Betriebsleiter versucht mit dem Blick eines Fremden auf seinen Betrieb zu schauen.
Auch betriebswirtschaftliche Dinge wie wichtige Fristen für z.B. Dieselanträge oder den Agrarantrag sollten aufgeführt werden, damit diese Zahlungen dem Betrieb durch Versäumnisse nicht entgehen. Hilfreich ist eine Übersicht über betriebl. Versicherungen.
Vorsorge bedeutet Fürsorge
In vielen Betrieben kommt es leider immer noch vor, dass der Betriebsleiter auf „noch“ fremder Scholle des Altenteilers wirtschaftet. Im Sinne des Fortbestandes des Betriebes sollten frühzeitig Regelungen vorbereitet und schriftlich festgehalten werden, wie der Betrieb einmal weitergeführt werden soll. Im Abschnitt Privat und Familie sollten auch neben der rechtlichen Absicherung auch die privaten Versicherungen aufgeführt werden.
Hier ist außerdem festzuhalten, wo sich wichtige Dokumente befinden oder diese hinterlegt sind (Bank- und Vorsorge-Vollmacht, Patientenverfügung, Testament, persönliche Urkunden, Übergabeverträge inkl. Kauf- und Pachtverträge, Vermögenswerte, Liquiditätsübersicht, Passwörter, IDs, PINs und Versicherungen).
Jeder Betriebsleiter sollte eine Vorsorgevollmacht erstellen, in der u.a. geregelt wird, wer im eingetretenen Notfall den Betrieb weiterführen darf.
Entscheidend ist, dass der angelegte und so betitelte „Notfallordner“ optisch ins Auge fällt und so von Familienangehörigen, Freunden oder der Vertretung sofort gefunden und angenommen werden kann! Daher sollte in der Unternehmerfamilie darüber gesprochen werden, dass es einen solche Notfallhilfe gibt und wo diese im Ordner zu finden ist. Auch sollte in den Wintermonaten die Gelegenheit genutzt werden, die Daten zu prüfen und ggf. zu aktualisieren (neue Maschinen, Lieferantenwechsel, Betriebsumstellung etc.). Machen Sie es zur Routine und binden Sie Partner/Hofnachfolger mit ein.
Der Notfallordner kann außerdem im Rahmen des Hofcheck mit dem CD-Software-Programm „Gesamtbetriebliche Qualitäts-Sicherung (GQS)“ in Hessen erstellt werden. Die aktualisierte GQS-HofCheck-CD 2022 ist voraussichtlich im Juni/Juli verfügbar und wird bei Mail-Bestellung unter im jährlichen Abo für 19,99 € inkl. MwSt. erhältlich sein. Hinweise und weitere Informationen sind im Internet unter https://llh.hessen.de/unternehmen/cc-und-dokumentation/hofcheck-gqs/ abrufbar.
Darüberhinaus wird als Beratungsangebot des LLH eine Hilfestellung zur Anlage eines Notfallordners für hessische Betriebe mit Betriebsbesuch inkl. der CD „GQS-HofCheck“ zum Preis von 99,00 € zzgl. 19% MwSt. (plus Fahrtkosten) angeboten. Sprechen Sie bitte Ihren Berater darauf an.
Quellen:
https://www.lw-heute.de/-warten-ernstfall-da
https://www.lw-heute.de/fuer-ausnahmesituationen-vorsorgen-spart-geld-aerger
https://llh.hessen.de/unternehmen/unternehmensfuehrung/soziooekonomie/mit-dem-notfallordner-auf-ausnahmesituationen-vorbereitet/
